Management Assistant/Office Manager

Reageer nu!

Bedrijfsprofiel

Voor één van onze opdrachtgevers zijn wij op zoek naar een ervaren Management Assistant/Office Manager voor een organisatie, actief in het Caribisch gebied en Midden- en Zuid Amerika.

Functie omschrijving

In de functie van Management Assistant/Office Manager ben je verantwoordelijk voor het verlenen van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning aan het Management en de overige afdelingen bij de dagelijkse operationele bedrijfsvoering. Tevens ben je het 1e aanspreekpunt voor leveranciers die ondersteunende diensten leveren zoals IT-support, onderhoud, bewaking en verschepingsbedrijven. In deze rol geef je leiding aan een team bestaande uit 3 personen die facilitaire taken hebben.

Verantwoordelijkheden op het gebied van:

  • Secretariële ondersteuning van het Management Team (onder meer verzorgen en afhandelen van alle voorkomende secretariële correspondentie en daaraan gerelateerde werkzaamheden, verwerken van informatie in spreadsheets en overzichten, vertalen van documenten en organiseren en agenderen van evenementen);
  • Administratieve ondersteuning bij de dagelijkse operationele bedrijfsvoering (onder meer beheer en administratie van contracten van lease auto’s en gasolinebonnen, beheer van de kleine kas-rekeningen, verrichten van creditcard betalingen en administreren van credit card/bank statements en notulen);
  • Zorgdragen voor het beheer van de bedrijfspanden en bijbehorende inventaris (onder andere inventaris en beheer van kantoor- en huishoudelijke artikelen en 1e aanspreekpunt voor leveranciers van ondersteunende diensten zoals IT-support, onderhoud en bewaking);
  • Meedenken met de organisatie aangaande mogelijke verbeteringen m.b.t. de werkzaamheden en het functioneren van de afdeling.

Functie eisen

De juiste kandidaat voldoet aan het volgende profiel:

  • HBO-opleiding Directiesecretaresse of Office Management of vergelijkbare opleiding;
  • Minimaal 5-7 jaar relevante werkervaring in vergelijkbare functie;
  • Ervaring in het werken in een internationale werkomgeving/organisatie;
  • Leidinggevende capaciteiten;
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Papiamentu, Nederlands, Engels en Spaans;
  • Goede kennis van Office-pakketten;
  • Multifunctioneel inzetbaar;
  • Zelfstandig, pro-actief en hands-on;
  • Resultaatgericht en stressbestendig.

Publicatie datum

22.05.2020

Contactpersoon

Natasha Rosaria-Devid
T: +599 973 808 52